Tapahtuman järjestämisen ABC

Mitä? Monipuoliset koko jäsenistön tavoittavat tapahtumat toimivat parhaiten
Kenelle? Kenelle tapahtuma järjestetään, oma ainejärjestö, edun sisäinen vai esimerkiksi poikkitieteellinen
Kuka tekee mitäkin? Selkeät vastuuhenkilöt eri tehtäviin, onko yhteistyö mahdollista muiden tahojen kanssa?
Milloin? Ajankohta, onko kilpailevia tapahtumia tai muita seikkoja, joka söisi osallistujia, kuinka pitkä ilmoittautumis- ja maksuaika?
Tapahtumakalenteri. Tarkista nettisivuilta ettei ole päällekkäisyyksiä ja pyydä hallituslaista merkitsemään tapahtuma tapahtumakalenteriin
Miksi? Mikä saa ihmiset osallistumaan, miksi tapahtuma kannattaa järjestää
Miten tavoittaa?
Mainostaminen (some, tapahtumakalenteri, sähköpostilista) tarpeeksi ajoissa ja harkiten, ei liikaa spämmiä.
Selkeät ilmoittautumisohjeet, kerääminen e-lomakkeella/ google forms/ tmv., tarvittaessa tapahtumaa koskevat erikoistiedot (esim. ruokavalio, allergiat), onko ilmoittautuminen sitova?

Tulot. Arvio perustuen osallistujamäärään, mahdollisia sponsoreita?
Osallistumismaksu, OKAn jäsenille halvemmat hinnat (houkuttelee liittymään ainejärjestöön)
Kulut. Listaa kaikki todennäköiset kulut (tila, ruoka, matka, materiaali ym.), budjettiin kannattaa jättää hiukan pelivaraa yllätyksiä varten
Kilpailutus. Aina kannattaa tarkistaa useampi vaihtoehto (esim. kuljetusfirmat, tilat)

Varaus. Tilavaraukset mahdollisimman ajoissa (kirjallinen sopimus aina hyvä)
Sijainti ja koko. Mahtuuko osallistujat tilaan ja onko sijainti keskeinen, miten osallistujat saapuvat paikalle?
Materiaalit. Mitä löytyy valmiiksi, mitä täytyy hankkia tai tuoda paikalle?
Siivous. Siivoamiseen oma vastuuhenkilö, mistä välineet, kuinka siistiksi tila täytyy jättää?

Palaute. Palautteen kerääminen tapahtuman jälkeen ja sen purkaminen
Testamentti. Kirjoita tapahtuman jälkeen lyhyt kuvaus siitä, miten tapahtuma sujui, mitä tapahtui ja paljonko osallistujia oli
Tiedostot voi jakaa hallituslaisille, jotka tallentavat ne jatkuvuuden mahdollistamiseksi

Lisätietoja ja kysymykset: hallitus(at)okary.fi tai tapahtumat(at)okary.fi