Toimikuntien ABC

OKA RY:N ALAISTEN TOIMIKUNTIEN ABC 

OKA ry:ssä on erittäin aktiivinen opiskelijajoukko, jotka järjestävät tai vastaavat tapahtumien järjestämisestä erilaisissa toimikunnissa. Selvitettäköön alkuun, että tapahtuman järjestämiseksi tarvitaan usein pelkkä toimikunta, mutta isommissa tapahtumissa toimikunnan sisällä on myös yksittäisestä vastuualueesta vastaavia tiimejä

A: TOIMIKUNNAN PERUSTAMINEN JA TOIMIHENKILÖT 

Voit perustaa toimikunnan jonkun tapahtuman järjestämiseksi kokoamalla ympärillesi opiskelutovereita ja ottamalla yhteyttä sekä ilmoittamalla mieluisan ajankohdan OKA ry:n hallituksen vapaa-aikavastaaville. Tällä pyritään mahdollistamaan sujuva tapahtumien organisointi. 

Toimikunnan aloittaessa toiminnan sen on muodostettava selkeä kanta siitä, miten roolit jakautuvat ja kuinka monta toimihenkilöä tarvitaan tapahtuman järjestämiseksi. Kukaan ei hoida kaikkea yksin, vaan jokaisella toimikunnan jäsenellä on vastuualueensa, josta he saavat autonomisesti olla vastuussa. Tämä lisää toimihenkilön motivaatiota. Mikäli toimikunta tarvitsee tapahtumaansa talkoolaisia eli henkilöitä, joilla ei ole varsinaista vastuualuetta, vaan he tulevat töihin tapahtumaan, se tulee ilmoittaa talkoolaisia haettaessa selkeästi. 

Päätäntävalta toimikunnissa kuuluu jokaiselle sen toimihenkilölle. Kukaan ei ole erityisasemassa päätöksenteossa, vaan kaikkia kuunnellaan ja kaikki otetaan huomioon tasapuolisesti. Asioista voidaan myös äänestää demokraattisesti, mikäli toimikunnan sisällä on epäselvyyksiä toimintatavoista. 

B: TOIMIKUNNAN TALOUS 

Kun toimikuntasi on perustettu, tarvitsette todennäköisesti pienen, keskisuuren tai suuren pääoman järjestämänne tapahtuman toteuttamiseksi. Toimikunnan rahoitus muodostuu yleensä OKA ry:n hallitukselle jätettävästä avustushakemuksesta ja tapahtumaan osallistujilta kerättävistä lipputuloista. 

Huom. mikäli toimikuntanne on a) opettajajärjestöille yhteinen b) EDUlaisille yhteinen c) poikkitieteellinen, voitte hakea avustusta a) SOOLilta b) Kasvo ry:ltä c) TREYltä. 

OKA ry:n alaiset toimikunnat ovat vastuussa raha-asioista ainejärjestön hallitukselle, jolla on yhdistyksen antama täysi päätäntävalta ja vastuu sen omaisuuden käytöstä, minkä vuoksi toimikunnassa tulee olla yhteyshenkilö hallituksen suuntaan. Toimikunta on siis tilivelvollinen sen rahankäytöstä, kun se käyttää OKA ry:n omaisuutta toimintansa rahoittamiseksi. 

C: TOIMIKUNNAN OIKEUS JA VASTUU 

Toimikunnallasi on selkeät pelisäännöt ja tapahtuman järjestämiseen tarvittava pääoma. Onnea! 

Toimikunta on vastuussa siitä, että toiminta ei loukkaa tai syrji ketään. Toimikunta huolehtii asianmukaisesta toiminnasta ja noudattaa OKA ry:n sääntöjä ja Suomen lakia. Toimikunta ottaa yhdenvertaisuuden ja ympäristöasiat huomioon kaikessa toiminnassaan. 

Toimikunnalla on oikeus käyttää OKA ry:n viestintäkanavia viestintästrategian mukaisesti tapahtumansa mainostamiseen sekä aina tarvittaessa pyytää neuvontaa ja tukea hallituksen jäseniltä. OKA ry:n hallitus teitä varten! 

Toimikuntalainen nauttii aina järjestämästään tapahtumasta maksutta. Toimikunta tarjoaa talkoolaisilleen ennalta määrätyn osallistumisedun palkkioksi heidän tärkeästä työstään. 

Toimikunta voi virkistäytyä yhdessä tapahtumasta ylijääneillä rahoilla, mikäli yhteyshenkilö on ollut asiasta yhteydessä hallitukseen ja OKA ry:n hallitus katsoo, että tapahtuma on ollut suuri ja sen eteen on tarvinnut nähdä merkittävästi vaivaa. Toimikunta raportoi tapahtuman toteutumisesta jälkikäteen hallitukselle. 

Hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 29.4.2019