Viestintästrategia

OKA RY:N VIESTINTÄSTRATEGIA

Yleistä

Tämän dokumentin tarkoitus on toimia OKA ry:n viestintää sekä eri viestintäkanavien käyttöä linjaavana ohjeena jäsenistölle sekä hallitukselle. OKA ry:n jäsenten toivotaan noudattavan tässä dokumentissa esitettyjä yleisiä viestinnän ja viestintäkanavien käytön periaatteita.

OKA ry:n viestintäkanavia ovat nettisivut, sähköpostilista, Facebook sekä Instagram. Virallinen viestintä tapahtuu sähköpostilistan ja nettisivujen kautta.

Päävastuu OKA ry:n viestinnästä on hallituksessa toimivalla viestintätiimillä. Myös jäsenistöllä on mahdollisuus hyödyntää ainejärjestön viestintäkanavia ottamalla yhteyttä sähköpostiosoitteeseen viestinta(at)okary.fi.



Viestinnän periaatteet

OKA ry:n ulkoinen viestintä keskittyy pääasiassa jäsenistölle ja EDUn kansainvälisille opiskelijoille. Hallituksen sisäinen viestintä hoidetaan kunkin hallituksen parhaaksi katsomalla tavalla. OKA ry viestii myös sidosryhmien (esim. Kasvo, TREY, SOOL) ja yhteistyötahojen (esim. muut järjestöt), sekä tiedekunnan johdon ja muun henkilökunnan kanssa.

OKA ry pyrkii kaikessa toiminnassaan yhdenvertaisuuteen sekä saavutettavuuteen ja nämä arvot pätevät myös viestinnässä. Kaiken viestinnän tulee olla syrjinnästä vapaata sekä kaikkien vastaanottajien yksiselitteisesti ymmärrettävissä. Viestintäkanavien tulee myös olla kaikille jäsenille avoimia ja helposti lähestyttäviä. Kaiken koko jäsenistöä koskevan opintoihin tai vapaa-aikaan liittyvän tiedotuksen tulee olla saatavilla sekä suomeksi että englanniksi.



Muotoseikat

Viestinnässä kiinnitetään huomiota oikeinkirjoitukseen ja huomioidaan viestien kirjoitusasut suhteessa viestintäkanavaan. Viestinnässä täytyy aina kiinnittää huomiota tekijänoikeuksiin. OKA ry:n viestinnän tulee mahdollisuuksien mukaan seurata OKA ry:n graafista ohjetta.

Sähköpostilista on virallinen viestintäkanava, joten sitä kautta kulkevan viestinnän tulee olla informatiivista, selkeästi muotoiltua sekä tekstipainotteista. Sähköpostiviestejä voi kuitenkin maltillisesti somistaa visuaalisilla tehosteilla, kuten väreillä, emojeilla sekä kuvilla.

Viestin loppuun tulee lisätä lähettäjän yhteystiedot. Lisäksi viestistä tulee käydä ilmi yhteyshenkilön tiedot, jotta kysymykset voidaan osoittaa oikeaan osoitteeseen.

OKA ry:n toisena virallisena viestintäkanavana toimii julkiset nettisivut (https://okary.fi), joilla voidaan julkaista eri tyylistä sisältöä. Nettisivuilla julkaistaan ajankohtaista tietoa OKA ry:stä ja sen toiminnasta. Nettisivuilta löytyy myös blogi, jonka sisältö on vapaamuotoisempaa. Blogiin sisältöä voi tuottaa OKA ry:n hallituksen jäsenet, ulkopuoliset kirjoittajat sekä OKA ry:n oma jäsenistö.

Muilla viestintäkanavilla (Instagram ja Facebook) viestintä on vapaamuotoisempaa ja painottuu enemmän ”mitä, missä ja milloin?” -tyyppisiin julkaisuihin, joiden ilme on visuaalisempi ja formaattiin sopiva.





Viestintäkanavat


Sähköpostilistat

Sähköpostilista (oka(at)lists.tuni.fi) on OKA ry:n toinen virallinen viestintäkanava ja sille kuuluu jokainen OKA ry:n jäsen. Koko jäsenistön sähköpostilistalle lähetetään hallituksen toimesta tärkeimmät tiedotukset, kuten esimerkiksi kokouskutsut, pöytäkirjat sekä viikkokirje. Jäsenistö sekä muut henkilöt saavat omat ilmoitusasiansa kuuluviin parhaiten viikkokirjeessä. Viikkokirjeeseen tulevat infot voi lähettää viestintätiimin sähköpostiosoitteeseen viestinta(at)okary.fi tai suoraan viestintävastaavalle.

OKA ry:llä on käytössään työpaikkailmoituksia varten oma sähköpostilista: okan-sijaislista(at)lists.tuni.fi. Tältä listalta jäsenistö saa tietoa tarjolla olevista sijaisuuksista. Liittymisohjeet listalle löytää muun muassa Facebookista OKAn keskustelufoorumilta sekä OKA ry:n nettisivujen jäsensivuilta.

Hallituksen tavoittaa sähköpostiosoitteella hallitus(at)okary.fi. Hallitukseen voi olla yhteydessä missä tahansa asiassa. Esimerkiksi avustushakemukset lähetetään koko hallituksen sähköpostiosoitteeseen. Hallituksella on käytössään myös tiimikohtaiset sähköpostiosoitteet. Koko hallituksen sähköpostiosoitteeseen voidaan lähettää sähköpostia, jos ei olla varmoja mille sektorille kyseinen asia kuuluu.

OKA ry:n jäsenistön sähköpostilistat:

  • oka(at)lists.tuni.fi
  • okan-sijaislista(at)lists.tuni.fi

OKA ry:n hallituksen sähköpostiosoitteet:

  • hallitus(at)okary.fi
  • puheenjohtajisto(at)okary.fi
  • viestinta(at)okary.fi
  • edunvalvonta(at)okary.fi
  • vapaa-aika(at)okary.fi
  • tuutorointi(at)okary.fi
  • international(at)okary.fi
  • talous(at)okary.fi
  • sool(at)okary.fi

Viestintätiimi ylläpitää kaikkia sähköpostilistoja. Koko jäsenistön sähköpostilistalle liitetään kaikki OKA ry:n jäsenet. OKA ry:n jäsenet sitoutuvat noudattamaan listan sääntöjä. Listalta voi myös erota ilmoittamalla siitä listan ylläpitäjälle. Listan sääntöjä toistuvasti rikkova henkilö voidaan erottaa määräajaksi listan ylläpitäjän toimesta.

Sähköpostilistat ovat ensisijaisesti OKA ry:n toimintaa ja tiedotusta varten, eikä niihin kuulu esimerkiksi henkilökohtaiset mielipiteet tai keskustelut. Vastatessasi sähköpostilistalle tulleeseen viestiin, älä vastaa koko listalle, vaan ainoastaan sähköpostin lähettäjälle tai yhteyshenkilölle.



Nettisivut

https://okary.fi

Nettisivut ovat OKA ry:n virallinen viestintäkanava. Sivustolta löytyy muun muassa OKAn tapahtumakalenteri, tärkeää tietoa fukseille sekä okalaisten oma blogi. Sinne voidaan julkaista jäsenistön tuottamaa monipuolista materiaalia, kuten esimerkiksi tapahtumaraportteja, kertomuksia ja kuulumisia. Kirjoittajiksi ovat tervetulleita kaikki! Ideat ja valmiit tekstit tulee lähettää viestintätiimille, joka huolehtii blogin ylläpidosta.

Nettisivuilla on myös kirjautumisen takana oleva jäsensivu, jonne jokainen OKA ry:n jäsen voi luoda itselleen oman käyttäjätunnuksen. Jäsensivuilta löytyy muun muassa valokuvaarkisto, pöytäkirjat sekä materiaalipankki, johon jokainen jäsen voi halutessaan jakaa esimerkiksi oman tuntisuunnitelman tai tenttimuistiinpanonsa.



Facebook

OKA ry:llä on Facebookissa virallinen sivu, keskustelufoorumi, veriryhmä ja kirpputori. Facebook-sivulla jaetaan esimerkiksi ajankohtaisia asioita ja tietoa tapahtumista. Sivun julkaisuissa kannattaa hyödyntää kuvia, sillä mediasisällölliset ilmoitukset näkyvät useampien ihmisten etusivuilla. Tapahtumajulkaisut voidaan myös jakaa OKAn keskustelufoorumille. OKA ry:n järjestämät tapahtumat tulee luoda OKA ry:n Facebookilla.

OKA ry:n Facebook-ryhmiin voi julkaista ryhmien jäsenistä kuka tahansa. Viralliset julkaisut pyritään aina tekemään OKA ry:n omalla käyttäjällä.



Instagram

OKA ry on Instagramissa käyttäjänimellä oka_ry. Instagramin kautta julkaistaan muun muassa ajankohtaisia asioita, tapahtumien mainoksia, OKA ry:n toimintaa ja okalaisten arkea. Julkaisuissa ei mainita tarkkoja tapahtumatietoja turvallisuussyistä.

Instagram-tiliä hallinnoivat hallituksen jäsenet; pääasiallisesti viestintätiimi. OKA ry:n virallinen hashtag on #oka_ry. Julkaisuissa voidaan käyttää myös tärkeimpien sidosryhmien (SOOL, TREY) hashtageja #opeopiskelijat #meopiskelijat.



Ilmoitustaulu

OKA ry:n ilmoitustaulu sijaitsee Virta-rakennuksen ensimmäisessä kerroksessa auditorion (V109) läheisyydessä. Ilmoitustaulua voi hyödyntää esimerkiksi tapahtumien mainostukseen. EDUn järjestöjä koskevaan tiedottamiseen käytetään Virran aulassa sijaitsevaa valkotaulua.




Hallitukselle voi lähettää anonyymia palautetta OKA ry:n nettisivuilta. OKA ry:n viestintätiimiin voi ottaa yhteyttä osoitteella viestinta(at)okary.fi.